Gratis online factuur maken en verzenden: een praktisch voorbeeld

De meeste uitleg over facturen stopt zodra het bedrag klopt. Maar online een factuur maken en verzenden is méér dan alleen een tabel invullen: het gaat ook om hoe je van dat ingevulde voorbeeld een verstuurbaar bestand maakt, hoe je het bestand een naam geeft die je later nog terugvindt, en wat je in de begeleidende e-mail zet. In dit artikel volgen we een fictief klusbedrijf, Van Dongen Klussenservice, van een afgerond badkamerklusje tot een verzonden en betaalde factuur.

Het voorbeeld: factuur van Van Dongen Klussenservice

Bart van Dongen heeft een lekkende afvoer gerepareerd en meteen een nieuwe kraan gemonteerd bij een particuliere klant. Hij werkt op uurtarief plus materiaalkosten. Zijn factuur ziet er zo uit:

Btw-tarief bij montage- en materiaalkosten

Bij een klusbedrijf lopen arbeid en materiaal vaak over dezelfde factuur, zoals in het voorbeeld van Van Dongen Klussenservice hierboven. Voor de meeste reparatie- en montagewerkzaamheden bij particulieren geldt het algemene btw-tarief van 21%, ook over de gebruikte materialen die je doorberekent. Let op: voor sommige renovatiewerkzaamheden aan woningen ouder dan twee jaar kan onder voorwaarden een verlaagd tarief gelden voor het arbeidsloon. Dat is een uitzondering met eigen regels, dus neem dit voorbeeld niet blind over als jouw klus daaronder zou kunnen vallen: controleer de actuele voorwaarden voordat je het lage tarief toepast.

Stap 1: maak van het voorbeeld een verstuurbaar pdf-bestand

Een ingevuld voorbeeld zoals hierboven is pas bruikbaar zodra het een vaste, niet meer te wijzigen vorm heeft: een pdf. Werk je in Word of Excel, exporteer of "druk af naar" dan een pdf in plaats van het originele bestand te versturen. Zo voorkomt je dat een klant per ongeluk een cel aanpast, en behoudt de factuur exact dezelfde opmaak op elk scherm, van desktop tot telefoon. Open het pdf-bestand altijd één keer zelf voordat je het verstuurt: controleer of tabellen niet zijn afgekapt en of het totaalbedrag op de eerste pagina zichtbaar blijft.

Waarom dit vaker misgaat dan je denkt

Bij klussenbedrijven en andere vakmensen die vaak 's avonds of in de auto factureren, sluipt er weleens haast in het proces: een factuur wordt als Word-bestand verstuurd, of een schermafbeelding van een spreadsheet. Beide ogen minder professioneel en zijn lastiger te openen op een klant zijn telefoon. De paar seconden die een pdf-export kost, verdien je dubbel en dwars terug in minder vragen achteraf.

Stap 2: kies een bestandsnaam die je over een jaar nog begrijpt

"Factuur.pdf" of "nieuw document.pdf" is onbruikbaar zodra je administratie meer dan tien bestanden telt. Gebruik in plaats daarvan een vaste structuur, bijvoorbeeld 2026-041-vandongen-klussenservice.pdf, met daarin het factuurnummer en je bedrijfsnaam. Dat maakt het bestand niet alleen voor jou, maar ook voor de klant en een eventuele boekhouder in één oogopslag herkenbaar tussen andere bijlagen in een mailbox.

Stap 3: schrijf een korte, duidelijke begeleidende e-mail

De e-mail waarin je de factuur verstuurt, hoeft geen verkooppraatje te zijn. Noem het factuurnummer, het totaalbedrag en de uiterste betaaldatum direct in de tekst, zodat een klant niet eerst de bijlage hoeft te openen om te weten waar de mail over gaat. Een voorbeeld:

Deze structuur werkt voor vrijwel elk vakgebied: noem altijd nummer, bedrag en datum in de tekst zelf, ongeacht of je klusbedrijf, ontwerpstudio of adviespraktijk bent.

Stap 4: verzenden vanaf een adres dat een klant herkent

Verstuur zakelijke facturen bij voorkeur vanaf een eigen zakelijk e-mailadres, niet vanaf een privéaccount met een bijnaam. Een klant die een betaalherinnering krijgt van een afzender die hij niet herkent, stelt betaling sneller uit, al is het onbewust. Noteer voor jezelf de verzenddatum, zodat je weet vanaf wanneer de betaaltermijn van 14 dagen precies loopt.

Stap 5: bewaar wat je verstuurt

Sla de verzonden pdf direct op in een vaste map, bijvoorbeeld gesorteerd op jaar en daarbinnen op factuurnummer. Bewaar bij grotere klussen ook de gemaakte foto's van vóór en na het werk en eventuele materiaalbonnetjes bij dezelfde factuur. Zo kun je, mocht een klant maanden later een vraag stellen over de uitgevoerde reparatie, alles in één keer terugvinden zonder in oude e-mails te hoeven zoeken.

Wat als de betaling uitblijft?

Blijft betaling na de uiterste datum uit, stuur dan een korte, feitelijke herinnering met dezelfde gegevens: factuurnummer, bedrag, oorspronkelijke verzenddatum en rekeningnummer. Voeg de pdf nog een keer als bijlage toe, voor het geval de eerste mail is kwijtgeraakt. Voor terugkerende klanten van een klusbedrijf werkt het bovendien goed om standaard een sms of app-bericht te sturen zodra de factuur is verstuurd: veel particulieren checken hun privémail minder vaak dan hun berichten-app.

Wil je zien hoe zo'n compleet ingevuld voorbeeld eruitziet voordat je het omzet naar een pdf? Bekijk dan ook onze voorbeeldfactuur voor abonnementen en terugkerend werk, handig als je bijvoorbeeld een onderhoudscontract factureert in plaats van losse klussen.

Terugkerende klanten en onderhoudscontracten

Veel klussenbedrijven bouwen na verloop van tijd een groep vaste klanten op, bijvoorbeeld voor jaarlijks cv-onderhoud of periodieke controles. Bij zulke terugkerende opdrachten loont het om niet elke keer een nieuw voorbeeld vanaf nul te typen, maar een vaste basisfactuur te bewaren waarin alleen de datum, gewerkte uren en eventueel materiaal wijzigen. Zorg wel dat je bij elke nieuwe factuur het factuurnummer aanpast en de periode of uitvoeringsdatum controleert: een hergebruikt sjabloon met een vergeten oude datum is een van de meest voorkomende slordigheden bij terugkerend werk.

Facturen versturen na een spoedklus

Klusbedrijven krijgen regelmatig spoedaanvragen, zoals de lekkende afvoer in het voorbeeld van Van Dongen Klussenservice. Bij spoedwerk is de verleiding groot om pas dagen later te factureren, omdat de agenda alweer vol staat met de volgende klus. Toch werkt het beter om de factuur diezelfde dag of uiterlijk de volgende ochtend te versturen, zolang de details van het werk nog vers in het geheugen liggen. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat je een onderdeel van de materiaalkosten vergeet of het aantal gewerkte uren verkeerd inschat. Een factuur die dezelfde dag de deur uitgaat, oogt bovendien professioneler richting de klant dan een rekening die pas twee weken later binnenkomt.

Video: een factuur opstellen die klopt

Benieuwd hoe je de basisgegevens op een factuur correct invult voordat je hem omzet naar pdf? Deze video legt het stap voor stap uit:

Bekijk de video ook rechtstreeks op YouTube: wat moet er op mijn factuur staan?

Checklist voordat je op verzenden klikt

Neem voordat je de factuur daadwerkelijk verstuurt een korte checklist door, zeker als je onderweg of na een lange werkdag factureert. Klopt de naam en het adres van de klant? Is het factuurnummer uniek en volgt het logisch op het vorige nummer? Staat de datum van uitvoering correct vermeld, en niet per ongeluk de datum van vandaag? Is het bestand daadwerkelijk als pdf opgeslagen en niet als bewerkbaar Word- of Excel-document? En staat in de begeleidende e-mail het bedrag en de betaaldatum, zodat de klant niet eerst de bijlage hoeft te openen? Deze paar seconden controle voorkomen het grootste deel van de correcties en herzendingen achteraf.

Werk je met meerdere medewerkers die allemaal los facturen versturen, zorg dan voor een gedeelde afspraak over bestandsnamen en nummering. Niets is verwarrender voor een klant, of voor jouw eigen administratie, dan twee facturen met hetzelfde nummer omdat twee collega's toevallig dezelfde dag factureerden.

Sneller dan handmatig pdf'en: online factureren

Werk je met meer dan een paar klanten per maand, dan wordt het handmatig maken en exporteren van elk voorbeeld al snel het vervelendste deel van je administratie. Met Cleverboek kun je factuur maken met automatische btw-berekening, waarna de factuur direct als pdf klaarstaat om te versturen, zonder los exporteren of handmatig een bestandsnaam bedenken.

Heb je nog een specifieke vraag over het verzenden of archiveren van je facturen? Kijk dan bij onze veelgestelde vragen over voorbeeldfacturen, of lees wie deze site bijhoudt.